Kebijakan Privasi

Ksatria Medical Systems Pty Limited (“KMS”) adalah perusahaan teknologi kesehatan Australia dengan kantor di Perth, Australia Barat.

KMS adalah inovator terkemuka di bidang teknologi manajemen  penyedia layanan kesehatan dan telah mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (“SIMRS”) terbaik yang digunakan oleh pekerja profesional medis di rumah sakit/klinik/penyedia layanan kesehatan milik swasta, perusahaan dan pemerintah.

Privasi informasi adalah bagian pokok dari kegiatan bisnis KMS. Kami berkomitmen untuk menangani informasi pribadi secara bertanggung jawab dan sesuai dengan tiga belas Prinsip Privasi Australia (“APPs – Australian Privacy Principles”) yang terkandung dalam Undang-Undang Privasi 1988 (Cth) (“Undang-Undang Privasi”). APP mengatur pengumpulan dan pengelolaan informasi pribadi selama menjadi pelanggan KMS – mulai dari pengumpulan hingga penggunaan, pengungkapan, transmisi, penyimpanan, pengelolaan, dan penghapusan – kecuali diwajibkan lain oleh hukum.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana KMS (“kami”) mengumpulkan dan mengelola informasi pribadi dari pelanggan yang identitasnya jelas, atau dapat dipastikan kebenarannya, terkait dengan informasi tersebut. Kebijakan Privasi kami ditinjau setiap tahun. Kebijakan ini dapat diperbarui sesuai kebutuhan dari produk dan layanan baru kami, undang-undang privasi dan / atau teknologi. Kami sarankan Anda untuk meninjau kebijakan kami dari waktu ke waktu.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini atau pengumpulan dan pengelolaan informasi pribadi tersebut, Anda dapat menghubungi info@ksatria.io

1. Pengelolaan Informasi Pribadi yang Terbuka dan Transparan

KMS telah menerapkan kerangka kerja manajemen privasi, yang mencakup  Kebijakan Privasi KMS dan kebijakan, praktik, dan prosedur terkait. Kerangka kerja ini, membantu kami mengelola pengumpulan dan pengelolaan informasi pribadi, termasuk informasi sensitif dan data medis sebagaimana didefinisikan oleh Undang-Undang Privasi.

2. Pengumpulan Informasi Pribadi

Anda diharuskan untuk memberikan informasi pribadi – terbatas pada informasi yang diperlukan bagi kami untuk memberikan layanan sesuai kontrak kepada Anda – untuk menggunakan produk atau layanan KMS. Jika Anda tidak memberikan informasi ini, kami mungkin tidak dapat memberikan akses ke produk atau layanan kami.

Secara umum, informasi pribadi yang kami kumpulkan adalah sebagai berikut:

  • informasi pribadi seperti nama, gelar, dan jenis kelamin
  • informasi kontak seperti alamat rumah, alamat email, dan nomor telepon
  • informasi kontak karyawan untuk memfasilitasi akses pengguna ke produk atau layanan KMS
  • detail pribadi yang diberikan sehubungan dengan kebutuhan dukungan, pertanyaan, dan keluhan.
  • detail penggunaan seperti informasi dan umpan balik tentang penggunaan produk dan layanan kami
  • detail daring seperti kunjungan ke situs web kami.

Kami dapat meminta persetujuan Anda ketika mengumpulkan dan mengelola informasi pribadi tambahan yang relevan dengan penggunaan produk atau layanan KMS.

Produk dan layanan KMS digunakan oleh pelanggan kami untuk mendapatkan data medis, termasuk informasi pribadi, dan dalam beberapa kasus, informasi sensitif. Kami menyadari bahwa informasi sensitif dan data medis tersebut memerlukan standar perlindungan data yang lebih tinggi. Setiap data medis yang diberikan kepada KMS oleh pelanggan harus sesuai persetujuan.

3. Penggunaan dan Pengungkapan Informasi Pribadi

KMS menggunakan dan mengungkapkan informasi pribadi dengan tujuan utama untuk pengumpulan data atau tujuan lainnya yang telah disetujui, termasuk tujuan-tujuan lainnya yang telah disepakati.  Kami dapat menyediakan informasi yang lebih spesifik tentang penggunaan dan pengungkapan informasi pribadi Anda (misalnya, pendaftaran ke  akun KMS).

Secara umum, KMS dapat menggunakan dan mengungkapkan informasi pribadi untuk tujuan berikut:
  • untuk menanggapi pertanyaan Anda
  • untuk memberikan layanan yang telah disetujui di dalam kontrak
  • untuk memberikan akses ke (termasuk uji coba gratis) produk atau layanan KMS
  • untuk memproses dan mengelola langganan ke produk atau layanan KMS
  • untuk memberikan akses bagi karyawan pelanggan atau kontraktor ke produk atau layanan KMS dan pembaruan produk
  • untuk melindungi informasi pribadi, termasuk data medis, yang ditangani (ditransmisikan, disimpan, diproses) oleh KMS
  • untuk melakukan proses penjaminan mutu, termasuk menilai apakah suatu produk atau layanan berfungsi sebagaimana mestinya atau tidak
  • untuk memantau, mendeteksi, dan menanggapi kasus keamanan siber atau privasi
  • jika diwajibkan atau disahkan oleh atau berdasarkan hukum Australia atau perintah pengadilan/hakim
 
Setiap data medis yang diberikan kepada KMS oleh pelanggan atau digunakan/diungkapkan untuk tujuan yang sangat terbatas, termasuk penanganan data medis yang aman, memungkinkan migrasi data ke  platform KMS, atau mendapatkan dukungan teknis.

Kami mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa penggunaan dan pengungkapan informasi pribadi – termasuk data medis – yang Anda berikan sesuai dengan harapan Anda, dan sebagaimana dinyatakan dalam Kebijakan Privasi ini.

4. Pemasaran Langsung

Kami akan memberitahukan kepada Anda, ketika KMS melakukan pemasaran langsung. Jika Anda tidak ingin menerima pesan-pesan pemasaran langsung dari kami, Anda dapat memberi tahu kami – termasuk melalui tautan ‘berhenti berlangganan’ di email marketing kami – dan kami akan menindaklanjuti permintaan Anda.

5. Pengungkapan Lintas Batas

KMS menyimpan data (milik sendiri dan pelanggan kami) di pusat data yang sangat aman. Jika diwajibkan oleh hukum, kami akan memastikan pusat data tersebut berada di negara asal data.

Kejadian yang jarang terjadi, untuk tujuan khusus menyediakan pengembangan dan dukungan teknis kepada KMS, data pelanggan mungkin akan diungkapkan kepada pengembang perangkat lunak yang telah berkontrak dengan KMS yang berlokasi di negara lain.  KMS telah mengambil langkah-langkah khusus untuk memastikan bahwa pengembang perangkat lunak yang berkontrak dengan KMS tidak akan melanggar APP sehubungan dengan informasi ini, termasuk penerapan kewajiban kontraktual yang menangani persyaratan kepatuhan privasi, dan pengembangan proses KMS terkait  (kebijakan dan teknis).  KMS tetap bertanggung jawab berdasarkan Undang-Undang Privasi atas setiap pelanggaran privasi yang dilakukan oleh kontraktor kami.

6. Pengenal

Kegiatan bisnis KMS tidak mengharuskan kami untuk mengadopsi, menggunakan, atau mengungkapkan tanda pengenal yang dikeluarkan oleh pemerintah. Jika penggunaan atau pengungkapan tanda pengenal yang dikeluarkan oleh pemerintah difasilitasi oleh  produk atau layanan KMS, kami mengharuskan bahwa hal ini terjadi sesuai dengan semua persyaratan legislatif, termasuk privasi.

7. Keamanan dan Penyimpanan Data

Sebagai penyedia produk dan layanan berbasis cloud, KMS berkomitmen untuk mempraktikkan keamanan informasi terbaik (fisik, teknis, dan personel). Kami memiliki berbagai kebijakan, proses, dan prosedur untuk membantu kami menjaga keamanan perangkat lunak/aplikasi kami. Ketika kami mengumpulkan dan mengelola informasi pribadi – termasuk data medis atas nama pelanggan kami dan – kami menjaga perlindungan administratif, fisik dan teknis untuk melindungi kerahasiaan, integritas, dan ketersediaannya. Informasi pribadi dan kesehatan dienkripsi saat transit dan saat tidak aktif. Kami mempromosikan budaya keamanan dalam perusahaan kami.

Kami memantau sistem keamanan kami secara teratur dan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikannya tetap sesuai dengan tujuan. Setiap potensi kejadian privasi dicakup oleh kebijakan penanganan insiden kami, termasuk kepatuhan terhadap peraturan Pelanggaran Data yang Dapat Diberitahukan dari Undang-Undang Privasi (sebagaimana/jika diperlukan).

KMS menyimpan informasi pribadi, termasuk data medis, selama yang kami perlukan untuk melakukan kegiatan bisnis kami, termasuk untuk melaksanakan kewajiban kontraktual kami, atau sebagaimana diwajibkan oleh hukum. Kami mengambil langkah-langkah yang sewajarnya untuk menghancurkan atau menghapus identitas data pribadi saat tidak lagi diperlukan atau  ketika kami menentukan bahwa informasi pribadi yang tidak diperlukan harus dihancurkan atau secara permanen tidak teridentifikasi sesuai dengan Undang-Undang Privasi.

8. Informasi yang Dikumpulkan melalui Teknologi

KMS menggunakan cookie – file teks kecil yang disimpan oleh browser Anda di hard drive komputer Anda – untuk memberikan informasi tentang kunjungan Anda ke situs web kami dan penggunaan layanan kami. Cookie mengidentifikasi lalu lintas yang masuk dan keluar dari  situs web dan produk KMS mengenai waktu dan tanggal kunjungan Anda, halaman yang Anda kunjungi, dan durasi kunjungan Anda. Kami menggunakan data ini untuk meningkatkan pengalaman Anda tentang situs web dan produk kami. Cookie dapat dinonaktifkan di browser web Anda tetapi dapat memengaruhi kegunaan situs web kami. Penggunaan cookie tidak mengidentifikasi Anda secara langsung tetapi akan mengenali komputer Anda melalui alamat Protokol Internet (IP). Alamat IP adalah alamat unik yang disimpan di perangkat lunak komputer Anda, yang digunakan untuk mengidentifikasi komputer secara unik ketika komputer tersebut terhubung ke jaringan. Alamat IP memberi kami informasi statistik tentang penggunaan situs web dan layanan kami. Kami tidak sedang mengidentifikasi Anda secara langsung.

KMS menggunakan web beacons- potongan kecil data yang diinstal di halaman web dan email – dalam email HTML yang dikirim oleh kami untuk menentukan apakah email telah dibuka, dan apakah tautan dalam email tersebut telah diklik untuk membantu kami memahami keterlibatan dan efektivitas kampanye kami.

KMS menggunakan sejumlah layanan pihak ketiga yang menyebarkan cookie, web beacons, dan teknologi lain seperti JavaScript di situs web atau aplikasi kami sehubungan dengan layanan daring seperti analitik situs web, iklan spanduk, dan survei. Teknologi ini memungkinkan pihak ketiga untuk mengumpulkan informasi tentang penggunaan Anda atas situs web atau aplikasi kami, yang memungkinkan mereka untuk mengirimkan konten iklan yang disesuaikan, mengukur efektivitas iklan kami, mengevaluasi penggunaan pengunjung atas situs web kami dan situs web perujuk, dan menyediakan layanan lain yang berkaitan dengan aktivitas situs web dan penggunaan internet.

Pihak ketiga ini dapat mentransfer informasi ini ke pihak lain sesuai dengan kebijakan privasi masing-masing, termasuk di luar Australia. Kami menggunakan Google Analytics dan Google Adwords serta layanan yang disediakan oleh Microsoft dan SalesHandy untuk mengumpulkan informasi tentang penggunaan Anda atas situs web dan layanan kami.

Kami menggunakan Pelaporan Google Analytics Demographics and Interest untuk mengetahui usia, jenis kelamin, dan minat pengunjung ke situs web kami. Kami menggunakan data ini untuk menghasilkan laporan atas evaluasi situs web KMS , tetapi tidak untuk menargetkan iklan. Kami menggunakan Google Adwords Remarketing Service untuk beriklan di situs web pihak ketiga kepada pengunjung sebelumnya ke situs web kami.

Sebagai gambaran atas meningkatnya kekhawatiran tentang privasi dan transparansi, Kebijakan Privasi Google menyediakan berbagai opsi untuk menonaktifkan atau mencegah pengumpulan data pengguna, termasuk memberi pengunjung situs web kontrol untuk mencegah data mereka digunakan oleh Google Analytics melalui Add-on Browser Penyisihan Google Analytics. Atau, Anda dapat menggunakan browser yang memblokir akses ke Google Analytics.

9. Kualitas Data, Akses, Koreksi dan Pengaduan

Produk dan layanan kami memberikan kendali bagi para pelanggan dan perorangan untuk mengakses dan memperbaiki informasi Anda sendiri, membantu memastikan bahwa informasi pribadi tetap akurat, lengkap, dan terbaru.

Anda dapat meminta akses ke/koreksi informasi pribadi lainnya tentang Anda yang disimpan oleh KMS, menggunakan detail kontak yang disediakan di bawah ini. Kami akan segera memberikan informasi penerimaan keluhan Anda. Kami akan menanggapi permintaan Anda untuk akses / koreksi dalam waktu 30 hari setelah kami menerima keluhan atau permintaan tersebut.

Jika Anda memiliki keluhan tentang pengelolaan informasi pribadi Anda oleh kami, Anda dapat mengajukan keluhan secara tertulis, menggunakan detail kontak yang disediakan di bawah ini. Kami akan segera memberikan informasi penerimaan keluhan Anda. Kami menanggapi dengan serius keluhan tentang privasi dan akan berusaha sebaik mungkin untuk menyelesaikan keluhan Anda.

Jika Anda tidak puas dengan penanganan keluhan Anda oleh kami, Anda dapat menghubungi Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) di https://www.oaic.gov.au/privacy/privacy-complaints/.

9.1  Informasi Kontak Privasi KMS