Saat mendaftar untuk berobat di rumah sakit, biasanya pasien akan mendapatkan nomor antrean dan menunggu sampai dilayani oleh petugas pendaftaran. Antrean di loket pendaftaran ini sering menjadi masalah umum di rumah sakit, klinik maupun fasilitas kesehatan lainnya. Masalah ini mungkin disebabkan tidak seimbangnya jumlah pasien dan staf pendaftaran, dan bahkan makin berat selama hari-hari tertentu (di akhir pekan atau Senin) atau musiman, misalnya setelah liburan. Akibatnya, pasien tidak dapat segera dilayani untuk pendaftaran, dan dapat melewatkan jadwal dokter. Pendaftaran Daring/Online merupakan salah satu cara untuk mengatasi permasalahan di atas.
Tren menggunakan pendaftaran daring/online semakin populer di kalangan fasilitas kesehatan, di mana pasien dapat mendaftarkan diri dari luar fasilitas kesehatan. Dengan cara yang paling sederhana, pendaftaran daring dapat dilakukan dengan SMS atau aplikasi pesan teks seperti Whatsapp. Para pasien akan memasukkan identitas mereka dan jadwal yang diinginkan. Kemudian, petugas pendaftaran memasukkan data ke dalam sistem informasi rumah sakit (SIMRS). Cara yang lebih canggih adalah dengan menggunakan situs web atau aplikasi mobile berbasis iOS/Android yang langsung terkoneksi dengan SIMRS.
Haruskah Anda berinvestasi pada metode pendaftaran daring di rumah sakit Anda? Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat didapat rumah sakit Anda dari platform pendaftaran daring yang dirancang dengan benar.
- Peningkatan kenyamanan:
Pasien dapat mendaftar secara daring kapan pun dan dari mana pun sesuai kenyamanan mereka, hanya dalam beberapa menit, tanpa harus mengisi dan menyerahkan formulir kertas secara manual. Dengan memberikan data identitas kunci seperti ID Pasien, detail pasien akan muncul otomatis dan tidak harus diketik ulang. Proses ini juga dapat dilakukan dari komputer, tablet, ponsel, atau perangkat apa pun yang terhubung dengan internet, tidak harus langsung di fasilitas kesehatan.
- Pengurangan waktu tunggu:
Waktu tunggu didefinisikan sebagai durasi yang dibutuhkan pasien untuk mendaftar hingga diperiksa dokter. Kepmenkes 129 tahun 2008 tentang standar pelayanan, menyatakan bahwa waktu tunggu maksimal pasien rawat jalan adalah 60 menit. Waktu tunggu yang lebih lama dapat menyebabkan ketidakpuasan pasien dan mencegah pasien kembali ke rumah sakit.
Banyak faktor yang dapat mempengaruhi waktu tunggu pasien. Sebuah penelitian tahun 2012 yang dilakukan di klinik spesialis rawat jalan di Singapura menemukan waktu tunggu berkisar antara 5 hingga 97 menit. Penelitian lain di Rumah Sakit Xijing, Cina, mengidentifikasi waktu tunggu sebagai salah satu keluhan utama pasien, dan sistem janji temu berbasis web dapat secara signifikan meningkatkan kepuasan pasien dengan pendaftaran dan mengurangi total waktu tunggu. Hal ini sejalan dengan penelitian tahun 2015 di Bandung yang menemukan bahwa pendaftaran daring menurunkan waktu tunggu dari 53,56 menjadi 33,76 menit.
- Pengurangan paparan COVID-19:
Pembatasan sosial adalah salah satu tindakan pencegahan mendasar selama pandemi COVID-19. Keamanan staf dan pelanggan harus menjadi perhatian utama setiap pelaku bisnis.
Berkurangnya waktu mengantre untuk mendaftar di rumah sakit mengurangi paparan pasien terhadap virus, sehingga membatasi penularan COVID-19.
Sebelum pandemi global COVID-19, manfaat yang dirasakan dari modernisasi dengan pendaftaran daring termasuk kenyamanan dan kepuasan pasien, hingga efisiensi kerja dan penghematan biaya. Dengan pandemi yang masih berlangsung, pelaku bisnis di banyak industri yang melibatkan pendaftaran atau reservasi beralih ke proses daring, termasuk di industri rumah sakit. Jumlah pelanggan yang melakukan reservasi daring telah meningkat perlahan selama bertahun-tahun, tetapi COVID-19 telah menyebabkan perubahan dramatis dalam pentingnya pengalaman daring.
- Keamanan yang terjamin:
Informasi yang tersedia pada formulir kertas rentan bagi banyak pihak. Formulir kertas perlu dihancurkan untuk mencegah akses informasi oleh pihak yang tidak berwenang. Sementara itu, muncul kekhawatiran mengenai disebarnya atau dijualnya data pribadi elektronik. Hal ini dapat menghalangi pasien untuk mendaftarkan diri secara daring. Namun, jika pengisian data dilakukan melalui platform yang aman, dan database disimpan di server yang sangat terlindung, tanpa keterlibatan pihak ketiga, keamanan data terjamin. Data juga sebaiknya ditransfer melalui metode yang terenkripsi untuk perlindungan maksimal.
- Proses yang lebih efisien dan akurat:
Pengisian formulir kertas memakan banyak waktu pasien. Dan ketika pendaftaran daring dilakukan melalui platform SMS atau pesan teks tanpa integrasi ke HIS, petugas pendaftaran harus memasukkan ulang data. Pada dasarnya ini menjadi tugas administratif yang membosankan dan memakan waktu, hanya dilakukan secara elektronik. Jika integrasi ke HIS tersedia, staf pendaftaran hanya perlu memverifikasi data yang dikumpulkan dan mengoreksinya jika perlu, menghemat waktu yang berharga dan menghindari potensi kesalahan.
- Perencanaan dan manajemen personel yang lebih baik:
Proses registrasi konvensional mungkin memakan sumber daya manusia, karena biasanya operator diambil dari departemen rekam medis, sehingga beban kerja mereka berlipat ganda. Selain itu, pihak rumah sakit hampir tidak bisa memperkirakan dengan jelas jumlah pasien yang akan datang. Dengan sistem pendaftaran daring yang terintegrasi, data diterima dalam waktu riil, sehingga manajemen akan mendapatkan data terbaru jumlah pasien yang perlu dikelola. Hal ini sangat membantu perencanaan alokasi kerja staf.
- Proses yang hemat biaya dan ramah lingkungan:
Formulir kertas, fotokopi, dan pencetakan menggunakan sumber daya dan memakan biaya rumah sakit. Itu sebabnya berbagai industri mulai meninggalkan proses berbasis kertas. Hal ini juga penting jika kita peduli dengan lingkungan. Karena praktis tidak ada kertas yang digunakan untuk sistem pendaftaran daring, rumah sakit Anda akan terbantu dalam memangkas biaya dan menjadi lebih ramah lingkungan.
Untuk memaksimalkan manfaat dari pendaftaran daring, beberapa langkah penting perlu dilakukan:
- Pilih platform pendaftaran daring yang mudah diakses dan digunakan, terutama untuk pasien lanjut usia yang mungkin tidak semelek teknologi generasi yang lebih muda.
- Sarana dan prasarana sebelum pelaksanaan pendaftaran daring juga harus dipersiapkan.
- Penting bagi rumah sakit untuk mempublikasikan jadwal terbaru untuk menghindari kesalahan informasi dan penjadwalan ulang.
- Karyawan terkait harus diberi tahu tentang penggunaan sistem pendaftaran daring, sehingga mereka tahu cara menangani data pendaftaran daring, dapat memberikan informasi yang tepat jika ditanya, dan membantu mempromosikan fitur tersebut kepada publik.
Ksatria eHospital menyediakan platform pendaftaran daring yang dapat diakses dengan mudah dari mana saja, melalui perangkat apa pun. Ini memungkinkan pasien lama atau baru untuk menjadwalkan janji pertemuan dengan dokter. Dioperasikan di cloud dengan enkripsi standar, juga terintegrasi dengan aplikasi eHospital utama kami, transfer data akan berjalan aman dan lancar. Ini mengurangi beban kerja staf pendaftaran, sekaligus meningkatkan kepuasan pasien.
Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi nomor WhatsApp kami 0821-4520-5712 atau kirimkan email ke sales@ksatria.com.
